Adjoint(e) executif(ve) – Permanent – 16716 

À propos de l'opportunité

Sous la supervision du Directeur Général et de la Directrice exécutive Capital humain et IT, l’adjoint/e exécutif(ve) a pour rôle de veiller à l’exécution efficace et en temps des activités administratives, de façon à faciliter et à améliorer l’organisation, la planification et le suivi des divers dossiers. L’adjoint/e exécutif est responsable d’exécuter des tâches administratives, des tâches de secrétariat et des tâches de confiance complexes et confidentielles. Il/elle devrait faire preuve d’une grande flexibilité et capacité à agir dans des situations d’urgence et démontrer une bonne aptitude a travaillé sous pression.

Les tâches incluent mais ne sont pas limitées à:

• Servir de point contact entre les directeurs, les employés, les clients et les partenaires externes, afin d’alléger le travail de ses supérieurs
• Fournir un support constant à ses supérieurs et l’équipe de direction
• Gérer le flux d’informations de manière rapide et précise
• Superviser la performance des autres employés de bureau
• Gérer les calendriers des cadres et organiser des réunions
• Organiser les déplacements et l’hébergement
• Jouer le rôle de chef de bureau en surveillant les respects des règles et dans la gestion des stocks de fournitures
• Rédiger des communiqués à diffuser en interne et en externe – mémos, courriels, présentations, rapports
• Filtrer les communications et transférer les appels téléphoniques
• Planifier les réunions, prendre les notes et prendre les dispositions nécessaires quant au bon déroulement (accueil des participants, réservation des salles, traiteur, etc.)
• Préparer et transmettre les ordres du jour de certaines réunions, effectuer la prise de notes et transmettre les comptes rendus
• Planifier et coordonner différents projets spéciaux, séminaires ou évènements organisés par ses supérieurs
• Coordonner et tenir à jour les dossiers du personnel et des membres et les bases de données
• Appuyer la DRH dans la la gestion administrative, coordination ainsi que le soutien dans les différents processus RH
• Soutenir la direction générale dans la création de rapports pertinents à la prise de décisions et dans la préparation de la documentation, politique et présentation nécessaire pour ses supérieurs et pour et les comités
• Gérer les dons et commandites
• Effectuer le classement et la gestion des documents administratifs et autres
• Tenir à jour l’ensemble des procès-verbaux et registres officiels
• Traduire divers documents du français à l’anglais et vice-versa
• Capable de discuter avec divers intervenants internes et externes et au nom de ses supérieurs
• Participer dans toute autre activité, projet ou tâche connexes au besoin

À propose de vous

Le ou la candidat(e) retenu(e) possédera les compétences suivantes:

• Baccalauréat ou équivalence en expérience professionnelle (min de 10 ans d’expérience à titre d’adjointe exécutive)
• Possède un diplôme d’études collégiales en Administration générale, Technique de bureautique option Coordination de bureau, Secrétariat ou toute autre discipline appropriée; Ou avoir une combinaison d’expérience et de formation équivalentes
• Excellente Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit), conjuguée à une solide aptitude à rédiger dans les deux langues
• Excellentes compétences en communications pour la rédaction de lettres, la révision de document et la préparation de rapports et présentations
• Confidentialité : faire preuve d’une très grande discrétion dans le traitement de l’information et dossier qui lui est confié
• Maîtrise de l’environnement Windows et des logiciels de la suite Microsoft Office
• Sens aigu de la discrétion, de la confidentialité et du professionnalisme
• Loyauté et sens des responsabilités
• Sens de l’organisation, souci du détail, rigueur administrative et facilité à gérer les priorités;
• Disponibilité, flexibilité et souplesse dans les horaires
• Excellentes habiletés interpersonnelles, tact et bon esprit d'équipe
• Initiative et autonomie
• Orientée résultats
• Polyvalence et ouverture aux changements.

À propos de l'emploi

• Grande ouverture au développement professionnel
• Flexibilité travail-famille
• Une atmosphère de fierté franco-ontarienne
• Des salaires compétitifs
• Un régime d’avantages sociaux complet
• Prime au rendement
• REER collectif
• Programme d’aide aux employés

Type d'emploi: Temps plein, Permanent
Salaire : 60 000,00$ à 75 000,00$ par an
Avantages :

• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Régime de retraite
• Stationnement sur place

Horaires de travail:

• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour

Comment postuler

Il suffit de cliquer sur postuler (Apply Now) ci-dessous et de soumettre votre CV selon les instructions. Vous pouvez aussi envoyer votre CV directement à jobs@clapersonnel.ca. Si vous avez déjà un compte chez nous, veuillez contacter votre agent principal ou agente principale. Assurez-vous d’inclure le numéro de poste suivant : 16716.

Merci de votre intérêt. Notre équipe de recrutement vous contactera si votre profil correspond aux exigences du poste et aux attentes de nos clients. Rappelons que vous devez avoir la permission de travailler au Canada pour que votre candidature soit considérée.